Peppol voor zelfstandigen in België: wat u moet doen, stap voor stap

Wat er veranderd is

Sinds 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige onderneming in België haar facturen aan andere Belgische ondernemingen als gestructureerde elektronische facturen versturen en ontvangen, via het Peppol-netwerk. Een pdf als bijlage bij een e-mail volstaat niet meer voor deze facturen.

De eerste drie maanden van 2026 waren een tolerantieperiode. Sinds april 2026 kunnen boetes gelden wanneer een onderneming geen Peppol-facturen kan versturen of ontvangen: volgens de bronnen € 1.500 voor een eerste overtreding, oplopend tot € 5.000 bij herhaling.

Geldt het voor u?

• Ja, als u een Belgisch btw-nummer hebt en andere Belgische ondernemingen factureert, ook als zelfstandige die alleen werkt.
• Niet voor facturen aan particulieren (consumenten), en (nog) niet voor facturen aan bedrijven in het buitenland.
• Enkele ondernemingen zijn vrijgesteld, bijvoorbeeld wie enkel btw-vrijgestelde verkopen doet. Twijfelt u? Vraag het uw boekhouder.

Ook als u vooral aan particulieren verkoopt, moet u als btw-plichtige Peppol-facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen.

Wat u nodig hebt

1. Een facturatieprogramma dat met Peppol verbonden is. Veel boekhoud- en facturatieprogramma's bieden dat aan. Odoo bijvoorbeeld heeft Peppol in zijn Facturatie-app.
2. Een Peppol-registratie voor uw ondernemingsnummer. Uw programma doet dat voor u; het vraagt meestal een gsm-nummer en soms een bevestiging met itsme.
3. De ondernemingsnummers van uw klanten. Op Peppol wordt uw klant herkend aan zijn ondernemings- of btw-nummer, niet aan een e-mailadres.
4. Uw gewone factuurgegevens één keer ingesteld in het programma: uw bedrijfsgegevens en bankrekening, uw klanten, wat u verkoopt met het juiste btw-tarief, en uw factuurnummering.

Stap voor stap

1. Kies uw programma en maak uw account aan, op uw eigen naam, zodat het systeem en uw gegevens van u blijven.
2. Vul uw bedrijfsgegevens in: naam, adres, ondernemings-/btw-nummer, bankrekening (IBAN) en logo.
3. Registreer u op Peppol vanuit het programma. Houd uw gsm bij de hand voor de bevestiging.
4. Voeg uw klanten toe met hun ondernemingsnummer, en uw producten of diensten met het juiste btw-tarief (6%, 12% of 21%).
5. Zet uw factuurnummering voort vanaf uw laatste factuur, zonder gat of herstart.
6. Verstuur uw eerste factuur via Peppol en controleer of ze is aangekomen. Controleer daarna of de facturen van uw leveranciers ook in het programma binnenkomen.

Veelgemaakte fouten

• Uit gewoonte een pdf per e-mail sturen. Voor Belgische zakelijke klanten moet de factuur via Peppol.
• Meer afsluiten dan u nodig hebt. Veel programma's bieden proefperiodes met extra apps aan die later betalend worden. Hebt u enkel facturatie nodig, kies dan enkel facturatie.
• Geen gsm-nummer ingevuld. De Peppol-registratie vraagt er vaak een; een vast nummer kan geweigerd worden.
• Het ontvangen vergeten. Kunnen versturen is maar de helft. Zorg dat de Peppol-facturen van uw leveranciers terechtkomen op een plek waar u kijkt.
• Uw eigen stijl verliezen. Stel uw logo, betaalgegevens en nummering goed in, zodat uw klanten uw facturen blijven herkennen.

Wat het kost

Dat hangt af van het programma. Sommige bieden Peppol in een gratis of goedkoop facturatieplan; volledige boekhoudpakketten kosten meer per maand. Kosten voor e-facturatiesoftware en de installatie ervan kunnen ook in aanmerking komen voor een verhoogde kostenaftrek voor kleine ondernemingen: vraag uw boekhouder of dat voor u geldt.

Deze gids is algemene informatie, geen fiscaal of juridisch advies. Officiële informatie: einvoice.belgium.be.